Datenschutzerklärung

Stand: 4. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Förderverein Thoule
Ostendstr. 1
76131 Karlsruhe
E-Mail: fragmich@thoule.de

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der oben genannten Adresse.

2. Grundsätze

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit das für den Betrieb dieser Website und die Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist. Wir setzen keine Analyse-, Werbe- oder Trackingdienste ein, binden keine Inhalte von Drittanbietern in die Seiten ein und geben keine Daten zu Werbezwecken weiter.

Links zu externen Angeboten (etwa unsere Profile in sozialen Netzwerken im Seitenfuß oder die Teilen-Schaltflächen) sind reine Verweise: Es werden erst dann Daten an den jeweiligen Anbieter übertragen, wenn Sie einen solchen Link anklicken. Für die Verarbeitung dort ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.

Die Website wird ausschließlich verschlüsselt (HTTPS) ausgeliefert.

3. Hosting und Server-Protokolle

Die Website wird bei der netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe, betrieben. Beim Aufruf der Seiten verarbeitet der Server technisch notwendige Verbindungsdaten (unter anderem IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browserkennung). Diese Daten sind für die Auslieferung der Seiten und die Abwehr von Angriffen erforderlich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und störungsfreien Betrieb).

4. Cookies

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Wir setzen keine Cookies zu Analyse-, Werbe- oder Trackingzwecken ein und binden keine Inhalte von Drittanbietern ein. Schriftarten werden von unserem eigenen Server ausgeliefert; es werden dabei keine Daten an Dritte übertragen.

Weil alle eingesetzten Cookies für den Betrieb der Website erforderlich sind, benötigen wir hierfür nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung. Rechtsgrundlage für die damit verbundene Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am technisch fehlerfreien Betrieb).

Im Einzelnen:

Sitzungs-Cookie: hält Ihre Anmeldung und Ihre Eingaben während des Besuchs. Laufzeit: 120 Minuten.
Sicherheits-Cookie (XSRF-TOKEN): schützt Formulare vor Missbrauch durch Dritte. Laufzeit: bis zum Schließen des Browsers.
Sprach-Cookie: merkt sich die von Ihnen gewählte Anzeigesprache. Wird nur gesetzt, wenn Sie die Sprache aktiv umschalten. Laufzeit: 1 Jahr.
Geräte-Cookie der Ausgabestationen: schaltet ein Gerät vor Ort für die Essens- und Spieleausgabe frei. Betrifft nur Geräte des Veranstaltungsteams, nicht Besucher.
Feedback-Cookie: enthält eine Zufallskennung ohne Personenbezug und verhindert, dass dieselbe Bewertung mehrfach abgegeben wird. Wird erst gesetzt, wenn Sie eine Bewertung absenden. Laufzeit: 30 Tage nach Ende der Veranstaltung.

Zusätzlich speichert die App als Progressive Web App Teile der Seite lokal in Ihrem Browser, damit sie auf dem Veranstaltungsgelände auch bei schlechtem Mobilfunkempfang nutzbar bleibt. Dazu gehören auch kleine Merker für die Bedienung, etwa ob Sie einen Hinweisbalken weggeklickt haben. Diese Angaben verbleiben in Ihrem Browser und werden nicht an uns übertragen. Sie können diesen Speicher jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers leeren.

5. Benutzerkonto

Für die Anmeldung zu Turnieren, Helferschichten, Kuchenspenden und Merchandise-Artikeln benötigen Sie ein Konto. Dabei verarbeiten wir:

E-Mail-Adresse (Anmeldung, Bestätigungen, Terminänderungen)
Passwort (ausschließlich als nicht rückrechenbarer Hash gespeichert)
Anzeigename
Telefonnummer, sofern Sie eine angeben (Rückfragen am Veranstaltungstag)
eine Konto-Nummer als Barcode, mit der Sie sich vor Ort ausweisen
den Vermerk, ob Sie Vereinsmitglied sind

Der Vermerk zum Mitgliedsstatus entscheidet über den Mitgliederrabatt im Merchandise-Angebot sowie darüber, ob Sie Helferschichten übernehmen und Kuchenspenden anmelden können (siehe Abschnitt 8). Er wird von der Veranstaltungsleitung gesetzt und enthält keine weiteren Angaben zu Ihrer Mitgliedschaft.

Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse: Nach der Registrierung mit E-Mail-Adresse und Passwort senden wir Ihnen eine E-Mail zur Bestätigung. Bestätigen Sie diese nicht, löschen wir das Konto nach 14 Tagen automatisch und vollständig (siehe Abschnitt 16).

Schutz vor automatisierten Registrierungen: Das Registrierungsformular enthält ein für Sie unsichtbares Feld, das üblicherweise nur von automatisierten Programmen ausgefüllt wird. Wird es ausgefüllt, lehnen wir die Registrierung ab und halten dabei ausschließlich Zeitpunkt und IP-Adresse in einem technischen Protokoll fest — nicht die übrigen Eingaben. Diese Protokolleinträge werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Abwehr missbräuchlicher Registrierungen).

Rechtsgrundlage für das Konto im Übrigen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Teilnahme).

6. Anmeldung mit easyVerein

Sie können sich alternativ mit Ihrem easyVerein-Konto anmelden. Dabei werden Sie zu easyVerein weitergeleitet; wir erhalten von dort eine dauerhafte Kennung Ihres Kontos, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Mitgliedsgruppen und — sofern hinterlegt — Ihr Profilbild. Ihr easyVerein-Passwort erfahren wir nicht.

Die Mitgliedsgruppen verwenden wir ausschließlich, um Berechtigungen in dieser Anwendung zu vergeben (etwa den Zugang zur Veranstaltungsverwaltung).

Weil easyVerein Ihre Identität bereits bestätigt, ist bei dieser Anmeldeart keine gesonderte Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse nötig; die 14-Tage-Regel aus Abschnitt 5 gilt hier nicht.

Anbieter: SD Software-Design GmbH (easyVerein). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Profilbild

Wenn Ihr easyVerein-Konto ein Profilbild enthält, speichern wir eine Kopie davon auf unserem eigenen Server und zeigen sie Ihnen in Ihrem Nutzermenü an. Wir binden das Bild bewusst nicht direkt von easyVerein ein — andernfalls würde bei jedem Seitenaufruf Ihre IP-Adresse dorthin übertragen. Die Kopie wird höchstens alle 30 Tage aktualisiert und ist nur für Sie selbst abrufbar.

Sie können der Anzeige jederzeit in Ihrem Profil widersprechen. Die gespeicherte Datei wird dann gelöscht, nicht nur ausgeblendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Wiedererkennbarkeit des eigenen Kontos); Widerspruch nach Art. 21 DSGVO jederzeit über den Schalter im Profil.

8. Anmeldungen, Schichten, Kuchenspenden, Reservierungen

Zur Durchführung der Veranstaltung speichern wir Ihre Turnier- und Slot-Anmeldungen einschließlich Wartelistenplätzen, Ihre Helferschichten, Ihre Kuchenspenden (Bezeichnung, Anliefertag, Angaben zu Zutaten) sowie Reservierungen im Merchandise-Angebot und Ihre Spielevormerkungen.

Bei einer Schichtbuchung können Sie weitere Personen mitbuchen, etwa Familienangehörige. Wir speichern dafür ausschließlich die Anzahl der zusätzlichen Plätze, keine Namen und keine sonstigen Angaben zu diesen Personen. Sie bestätigen dabei, dass die mitgebuchten Personen Vereinsmitglieder und mindestens 16 Jahre alt sind.

Helferschichten und Kuchenspenden können nur Vereinsmitglieder über das eigene Konto anmelden. Für Helferschichten bestätigen Sie bei der ersten Buchung per Selbstauskunft (Checkbox), dass Sie mindestens 16 Jahre alt sind; diese Bestätigung wird dauerhaft in Ihrem Konto gespeichert und bei Kontolöschung mitgelöscht.

Sponsoren pflegen ihr Profil über ein eigenes Zugangskonto (E-Mail-Adresse und Passwort als Hash). Name, Beschreibung, Angebot, Logo, Titelbild und Website des Sponsors sind auf der Sponsoren-Seite öffentlich sichtbar.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9. Spieleausleihe

Bei der Ausleihe eines Spiels vor Ort halten wir fest, welches Spiel an welches Konto oder an welche Gastkarte ausgegeben wurde, sowie ein hinterlegtes Pfand. Das ist erforderlich, um die Rückgabe nachzuhalten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. Push-Benachrichtigungen

Wenn Sie Push-Benachrichtigungen zulassen, speichern wir die von Ihrem Browser erzeugten Abonnement-Daten (eine Adresse beim Push-Dienst Ihres Browsers sowie zwei Schlüssel). Sie enthalten Ihren Namen nicht, ermöglichen es aber, Ihr Gerät zu benachrichtigen.

Bitte beachten Sie: Die Zustellung erfolgt technisch bedingt über den Push-Dienst des von Ihnen verwendeten Browsers — je nach Browser sind das Google, Mozilla oder Apple. Dabei können Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union übertragen werden. Auf die Auswahl dieses Dienstes haben wir keinen Einfluss; sie ergibt sich aus Ihrem Browser.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie die Benachrichtigungen in Ihrem Profil oder in den Einstellungen Ihres Browsers abschalten. Das Abonnement wird dann gelöscht. Meldet der Push-Dienst uns ein Abonnement als ungültig, entfernen wir es ebenfalls — spätestens 7 Tage danach. Abonnements, die ein Jahr lang nicht mehr verwendet wurden, löschen wir automatisch.

11. Kalender-Abo

Auf Wunsch können Sie in Ihrem Profil einen persönlichen Kalender-Link erzeugen. Über diesen Link kann Ihre Kalender-App den Zeitplan der Veranstaltung, Ihre Veranstaltungsanmeldungen und Ihre Helferschichten abrufen und aktuell halten. Der Link enthält eine zufällige, geheime Kennung, die Ihrem Konto zugeordnet ist; wer den Link kennt, kann Ihre Buchungen einsehen. Geben Sie ihn daher nicht weiter. Sie können den Link jederzeit neu erzeugen oder deaktivieren, der bisherige Link funktioniert dann nicht mehr. Der Abruf erfolgt ohne Cookies. Mit der Löschung Ihres Kontos wird der Link ungültig.

Beim Abruf übermittelt Ihre Kalender-App (und gegebenenfalls deren Anbieter, etwa Google, Apple oder Microsoft) die üblichen Verbindungsdaten an unseren Server. Auf die Verarbeitung dort haben wir keinen Einfluss.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch das Erzeugen des Links), widerruflich jederzeit durch Deaktivieren des Links im Profil.

12. Feedback

Sie können die Veranstaltung anonym bewerten. Wir speichern dabei keine Zuordnung zu Ihrem Konto. Um Mehrfachabgaben zu verhindern, wird eine Zufallskennung in einem Cookie abgelegt (siehe Abschnitt 4).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Auswertung der Veranstaltung).

13. Kontaktformular „Hilfe und Support"

Über das Formular „Hilfe und Support" im Seitenfuß können Sie uns ohne Konto schreiben. Pflichtfeld ist nur die Nachricht; Name und E-Mail-Adresse sind freiwillig und dienen ausschließlich der Antwort. Die Anfrage wird als E-Mail an unsere IT-Betreuung zugestellt und nicht dauerhaft in der Anwendung gespeichert. Gegen Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Anfragen je IP-Adresse; ein für Sie unsichtbares Feld hält automatisierte Programme ab (siehe Abschnitt 5).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung Ihrer Anfrage), bei Anfragen zu einer Teilnahme Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

14. Auswertungen

Wir erheben Kennzahlen zum Verlauf der Veranstaltung, etwa die Anzahl der Anmeldungen oder der ausgegebenen Spiele. Diese Zahlen sind zusammengefasst und lassen keinen Rückschluss auf einzelne Personen zu. Es findet kein Tracking und keine Profilbildung statt.

15. E-Mail-Versand

Bestätigungen, Erinnerungen und Benachrichtigungen versenden wir über den Mail-Dienstleister Strato AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin.

16. Speicherdauer

Die Daten einer Veranstaltung werden nach deren Abschluss gelöscht, sobald die Veranstaltungsleitung den Jahresabschluss durchführt. Das betrifft Anmeldungen, Wartelisten, Schichten, Kuchenspenden, Reservierungen, Feedback, Ausleihen, Gastkarten und die Mitgliederliste. Vor der Löschung legen wir zur Absicherung eine verschlüsselte Sicherungskopie dieser Daten an (ohne Passwörter); sie wird nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

Ihr Konto bleibt darüber hinaus bestehen, bis Sie es löschen. Hiervon gibt es eine Ausnahme: Haben Sie sich mit E-Mail-Adresse und Passwort registriert und die Bestätigungs-E-Mail nicht bestätigt, löschen wir das Konto 14 Tage nach der Registrierung automatisch und vollständig — einschließlich E-Mail-Adresse, Anzeigename und, sofern angegeben, Telefonnummer. Eine gesonderte Erinnerung vor der Löschung erhalten Sie nicht. Damit setzen wir den Grundsatz der Speicherbegrenzung um (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO): Daten, für die keine bestätigte Verwendung vorliegt, bewahren wir nicht dauerhaft auf.

Push-Abonnements löschen wir, sobald der Push-Dienst sie als ungültig meldet (spätestens 7 Tage danach) sowie nach einem Jahr ohne Verwendung.

Technische Fehlerprotokolle der Anwendung enthalten keinen Personenbezug und werden nach 90 Tagen gelöscht. Allgemeine Anwendungsprotokolle, in denen im Einzelfall eine IP-Adresse festgehalten wird (etwa bei abgewehrten automatisierten Registrierungen oder Support-Anfragen, siehe Abschnitt 5), werden nach 14 Tagen gelöscht.

17. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO).

Zwei dieser Rechte können Sie direkt in der Anwendung ausüben:

Auskunft: In Ihrem Profil finden Sie im Bereich „Konto löschen" den Verweis „Vorher alle gespeicherten Daten herunterladen". Darüber erhalten Sie alle zu Ihrem Konto gespeicherten Daten als Datei.
Löschung: Ebenfalls in Ihrem Profil. Dabei werden E-Mail-Adresse, Anzeigename, Telefonnummer, Konto-Barcode und die Verknüpfung zu easyVerein unwiderruflich entfernt. Ihre Buchungen bleiben in anonymisierter Form bestehen, damit die Planung einer laufenden Veranstaltung nicht nachträglich verfälscht wird. Sie sind Ihnen danach nicht mehr zuzuordnen.

Für alle übrigen Anliegen wenden Sie sich bitte an die in Abschnitt 1 genannte Adresse.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

18. Empfänger

Wir setzen folgende Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten:

netcup GmbH (Hosting)
Strato AG (E-Mail-Versand)
SD Software-Design GmbH / easyVerein (Anmeldung und Mitgliederdaten)

Darüber hinaus erfolgt die Zustellung von Push-Benachrichtigungen über den Push-Dienst Ihres Browsers (siehe Abschnitt 10).

Eine Weitergabe zu anderen Zwecken findet nicht statt.